Travailleur autonome : combien d'heures perdez-vous en administration?

Vous êtes devenu travailleur autonome pour exercer votre métier : masser, soigner, accompagner, créer. Pas pour passer vos soirées à recopier des rendez-vous dans Excel, à rédiger des factures dans Word et à chercher le reçu d'un client dans vos courriels.

Pourtant, l'administration grignote une partie de chaque semaine. Le problème, c'est qu'on la mesure rarement : elle se glisse entre deux clients, le soir, le dimanche. Prenez cinq minutes pour faire l'exercice ci-dessous. Le résultat pourrait vous surprendre.

L'exercice : vos heures d'administration, tâche par tâche

Prenez un papier ou une note sur votre téléphone. Pour chaque tâche, estimez le temps que vous y consacrez dans une semaine normale. Soyez honnête : comptez aussi les petites interruptions.

1. Prise de rendez-vous : répondre aux appels, aux textos et aux courriels, trouver une plage libre, déplacer un rendez-vous;
2. Rappels : écrire ou appeler les clients la veille pour confirmer leur présence;
3. Factures : préparer chaque facture, calculer les taxes, l'envoyer;
4. Reçus : produire les reçus pour les assurances, avec votre numéro de membre;
5. Saisie comptable : recopier vos ventes et vos dépenses dans un fichier, rapprocher les paiements;
6. Relances : suivre les factures impayées, réécrire aux clients qui tardent à payer.

Additionnez. Puis multipliez ce total par votre tarif horaire : c'est la valeur du temps que vous ne facturez pas.

Un exemple fictif, pour illustrer : une kinésiologue qui voit 20 clients par semaine estime 1 h 30 pour les rendez-vous, 45 minutes pour les rappels, 1 h pour les factures et les reçus, 1 h pour la saisie comptable et 30 minutes pour les relances. Total : 4 h 45 par semaine. Sur 46 semaines de travail, c'est près de 220 heures par année, soit plus de cinq semaines de travail à temps plein. Votre propre résultat sera différent, mais faites le calcul : c'est souvent plus qu'on le croit.

Pourquoi ça prend autant de temps?

Ce n'est pas chaque tâche qui est longue. C'est le fait de jongler entre plusieurs outils qui ne se parlent pas. Le rendez-vous est dans l'agenda de votre téléphone, la facture dans Word, le suivi des paiements dans Excel, le reçu dans un autre fichier encore. La même information (le nom du client, la date, le service, le prix) est retapée trois ou quatre fois. Chaque fois, c'est du temps, et une occasion de faire une erreur.

5 trucs pour réduire votre temps d'administration, avec ou sans logiciel

1. Facturez tout de suite. Une facture faite à la fin du rendez-vous prend deux minutes. La même facture faite trois semaines plus tard demande de retrouver les informations, et elle est payée plus tard.
2. Regroupez les tâches. Réservez un bloc fixe chaque semaine (le vendredi après-midi, par exemple) pour la comptabilité, plutôt que de la faire par petits bouts entre deux clients.
3. Utilisez des modèles. Un texte type pour vos confirmations, vos rappels et vos relances vous évite de réécrire les mêmes phrases chaque semaine.
4. Laissez vos clients faire une partie du travail. Un client qui réserve lui-même en ligne et qui paie en ligne vous épargne des appels et des allers-retours.
5. Saisissez chaque information une seule fois. C'est le principe le plus payant : le rendez-vous devrait devenir la facture, et la facture devrait se retrouver dans votre comptabilité, sans être retapée.

Ce que vous récupérez quand tout est relié

C'est exactement ce que fait L'AssisTemps, conçu au Québec pour les travailleurs autonomes. Reprenons les tâches de l'exercice :

• Rendez-vous et rappels : vos clients réservent eux-mêmes sur votre portail de rendez-vous en ligne, et les rappels par courriel et par texto partent tout seuls;
• Factures : dans un rendez-vous, le bouton Facturer crée la facture avec le client, le service et le prix déjà remplis (voir Créer vos factures à partir de vos rendez-vous). Vous facturez au mois? Cumulez plusieurs rendez-vous sur une seule facture;
• Reçus : le reçu se produit à partir de la facture, avec votre titre et votre numéro de membre inscrits une fois pour toutes dans votre profil;
• Comptabilité : chaque facture et chaque paiement s'inscrivent dans votre comptabilité. Plus de recopie, et vos rapports, dont le rapport de taxes, sont prêts quand vous en avez besoin;
• Relances : dans Profil > Envois automatiques, la règle Facture impayée — relance du client écrit aux clients en retard à votre place, au délai que vous choisissez.

Et si vous avez configuré le paiement en ligne, votre client peut régler sa facture par carte de crédit, directement à partir du courriel qui la lui envoie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour s'y mettre?
Le plus long est de configurer une fois vos services, vos prix et vos taxes. Ensuite, chaque rendez-vous vous fait gagner du temps. Commencez par un seul morceau, les rendez-vous en ligne par exemple, puis ajoutez la facturation.

Un fichier Excel bien fait ne suffit-il pas?
Pour démarrer, oui. Mais Excel ne sait pas qu'un rendez-vous a eu lieu, qu'une facture n'est pas payée ou qu'un reçu reste à produire : c'est vous qui devez y penser et tout recopier. Plus votre clientèle grandit, plus ce suivi manuel devient lourd, et plus les oublis coûtent cher. Un outil relié fait ces liens à votre place.

Mon comptable aura-t-il encore un rôle?
Oui. Votre comptable reste votre meilleur allié pour les déclarations et les conseils fiscaux. La différence : vous lui remettez des données propres et à jour, plutôt qu'une boîte de papiers.

Et si je ne vois que quelques clients par semaine?
Refaites l'exercice avec vos chiffres. Même une heure récupérée par semaine représente, sur un an, plusieurs journées de travail ou de repos.

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