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Vous aimeriez voir vos rendez-vous de L'AssisTemps dans l'application d'agenda de votre téléphone, même sans connexion Internet? Ou encore, vous notez vos rendez-vous personnels dans Google Agenda et vous voulez éviter que vos clients réservent par-dessus?
Saviez-vous qu'il est possible de synchroniser l'agenda de L'AssisTemps avec Google Agenda, ou avec Outlook 365?
Dans cet article, vous verrez comment activer la synchronisation et comment elle fonctionne.
Évidemment, il vous faut un compte Google (une adresse Gmail ou un compte Google Workspace d'entreprise) pour synchroniser avec Google Agenda, ou un compte Microsoft 365 pour synchroniser avec Outlook.
Notez qu'un agenda ne peut être synchronisé qu'avec un seul agenda externe à la fois, et que seuls les agendas des utilisateurs (et non ceux des salles ou de l'équipement, par exemple) peuvent être synchronisés.
Ouvrez le menu principal (l'icône à trois lignes en haut à gauche), puis allez dans Agenda, Personnaliser, Agendas, et cliquez sur votre agenda. Au champ Voulez-vous synchroniser cet agenda avec un agenda externe?, choisissez Google Agenda ou Outlook 365 :
Juste en dessous, vous pouvez cocher Rendre confidentiels les rendez-vous importés d'un agenda externe : vos rendez-vous personnels importés de Google ou d'Outlook bloqueront votre horaire, mais vous seul en verrez le détail. Pratique si vous travaillez en équipe!
Cliquez sur Sauvegarder : une page vous propose alors d'activer la synchronisation. Cliquez sur le bouton Activer la synchronisation avec Google Agenda (ou avec Outlook). La suite se passe du côté de Google ou de Microsoft.
Vous êtes alors dirigé vers la page de connexion de Google (ou de Microsoft). Choisissez le compte à synchroniser avec L'AssisTemps, ou connectez-vous si aucun compte n'est ouvert. On vous demande ensuite d'autoriser L'AssisTemps à accéder à votre agenda : acceptez.
De retour dans L'AssisTemps, vos rendez-vous à venir sont transférés dans votre agenda externe une première fois. Cette opération peut prendre quelques instants si vous avez beaucoup de rendez-vous.
Avec Google Agenda, un champ Fuseau horaire s'ajoute ensuite dans la configuration de votre agenda : assurez-vous qu'il corresponde au fuseau horaire de votre Google Agenda. L'AssisTemps vous avertit d'ailleurs si les deux ne concordent pas.
Une fois la synchronisation autorisée, voici comment L'AssisTemps et votre agenda externe se synchronisent :
Pour arrêter la synchronisation, revenez dans la configuration de votre agenda et choisissez Non. Vous pourrez alors choisir de supprimer, ou non, les rendez-vous synchronisés dans votre agenda externe.
De cette façon, vous avez accès à votre agenda de L'AssisTemps en tout temps, même sans Internet sur votre téléphone ou votre tablette, et vos clients ne peuvent plus réserver pendant vos rendez-vous personnels!
Et si vous offrez des rencontres virtuelles, sachez que L'AssisTemps peut aussi ajouter automatiquement un lien de visioconférence à vos rendez-vous virtuels, par exemple Google Meet si votre agenda est synchronisé avec Google, ou Teams s'il l'est avec Outlook : il vous suffit de choisir le service dans le champ Visioconférence de la configuration de votre agenda.
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