Comment joindre des fichiers à vos dossiers clients

Vous devez conserver des documents au sujet de vos clients, mais vous avez de la difficulté à bien les classer? Ou pire, à les retrouver lorsque vous en avez besoin?

Saviez-vous que L'AssisTemps vous permet de joindre ces fichiers directement au dossier de vos clients?

Dans cet article, vous verrez comment ajouter des fichiers à vos dossiers clients, les classer et les retrouver facilement.

Dans le dossier de votre client

Ouvrez d'abord le dossier du client, à partir de votre liste de contacts ou de l'outil de recherche. Dans la barre bleue en haut de la page, placez votre souris sur Fiche contact, puis cliquez sur Fichiers joints.

Pour ajouter un ou plusieurs fichiers, cliquez sur le bouton Ajouter, en haut à droite.

Glisser-déposer ou parcourir

Glissez vos fichiers directement dans le rectangle pointillé, ou cliquez sur Parcourir pour les choisir sur votre ordinateur. Vous pouvez en envoyer plusieurs à la fois; un crochet vert confirme l'envoi de chacun :

Les types de fichiers acceptés (PDF, images, documents Word, Excel et OpenDocument) et la taille maximale sont indiqués sous la zone d'importation.

Décrire et classer vos fichiers

De retour à la liste des fichiers du dossier, chaque fichier est présenté avec un aperçu, sa date d'ajout, une description et une catégorie :

• Cliquez sur un fichier pour l'ouvrir;
• ajoutez une description pour savoir d'un coup d'œil de quoi il s'agit;
• choisissez une catégorie pour classer vos fichiers (évaluations, consentements, radiographies…);
• cliquez sur le X pour supprimer un fichier qui n'est plus utile.

N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder, au bas de la page, pour enregistrer vos descriptions et vos catégories.

Le bouton Catégories vous permet de créer vos propres catégories et de choisir leur ordre d'affichage. Vous pouvez aussi indiquer que les fichiers d'une catégorie sont confidentiels : ils ne sont alors visibles que par l'employé qui les a déposés, et n'apparaissent jamais dans l'export PDF du dossier remis à un tiers.

Vos fichiers à portée de main pendant un formulaire

Lorsque vous remplissez un formulaire pour un client (voir cet article), vous avez accès à ses fichiers sans quitter le formulaire : cliquez simplement sur l'onglet Fichiers joints, au-dessus du formulaire, puis revenez à votre formulaire en cliquant sur l'onglet le plus à gauche, sans perdre votre travail.

Toutes les informations sur vos clients en un seul endroit

Grâce à L'AssisTemps, toute l'information de vos dossiers clients est rassemblée au même endroit. Fini les recherches laborieuses : vous trouvez rapidement ce que vous cherchez!