Sauvez temps et argent en transférant vos suivis papiers dans l'AssisTemps!

Est-ce que vous utilisez des formulaires papier pour conserver de l'information sur votre clientèle? Vous avez un formulaire pour la première visite, un pour les rencontres de suivi et un autre pour les résultats de vos examens?

Saviez-vous que vous pouvez convertir vos formulaires papier en formulaires électroniques dans L'AssisTemps et ainsi éliminer toute gestion de papier? Cet article vous montre comment le faire.

Accéder au gestionnaire de formulaires

Pour créer ou modifier des formulaires électroniques dans L'AssisTemps, ouvrez le menu principal (en haut de la page), puis allez dans Contacts, Réglages et enfin Formulaires.

Créer ou modifier un formulaire

Le gestionnaire de formulaires affiche la liste des formulaires que vous avez déjà créés. Cliquez sur un formulaire pour le modifier, ou sur le bouton Ajouter en haut à droite pour en créer un nouveau :

Vous déterminez d'abord le titre de votre formulaire et la façon dont il s'affichera dans le dossier de vos clients :

• Formulaire : les questions et les réponses s'affichent les unes sous les autres;
• Texte à gauche, réponse à droite : les questions et les réponses s'affichent côte à côte, comme un tableau.

Si vous travaillez en équipe, un formulaire privé n'est visible que par vous : les autres employés de votre dossier ne voient pas ses réponses. Vous pouvez aussi choisir d'y ajouter une signature : la vôtre, à partir de l'image de signature importée dans votre profil, ou celle de la personne qui remplit le formulaire.

Ajoutez ensuite vos champs à l'aide du bouton Ajouter un champs au bas de la page. Pour chaque champ, inscrivez son titre, choisissez son type et cochez Requis si la réponse est obligatoire. Vous pouvez changer l'ordre des champs en les glissant à l'aide de la flèche à gauche de chaque ligne.

Notez qu'un champ Date est ajouté automatiquement au début de chaque formulaire : il contiendra la date à laquelle vous remplirez le formulaire pour votre client.

Types de champs possibles

Lorsque vous créez un formulaire, vous avez le choix entre 13 types de champs :

• Texte : une ligne dans laquelle vous inscrivez la réponse;
• Texte multilignes : une zone de texte de plusieurs lignes avec éditeur (gras, listes, tableaux…);
• Réponses multiples : un choix de réponses dont vous pouvez en sélectionner plusieurs;
• Choix de réponse : un choix de réponses dont vous ne pouvez en sélectionner qu'une;
• Case à cocher : une seule case à cocher (par exemple, un consentement);
• Date : un champ avec sélecteur de date;
• Nombre : un champ pour y inscrire un nombre;
• Fichier : pour joindre un document ou une photo au formulaire;
• Signature : une zone où votre client signe directement à l'écran, avec la souris ou le doigt;
• Échelle graduée : une ou plusieurs questions évaluées sur une échelle que vous définissez;
• Charte humaine : un schéma du corps humain (devant et dos) sur lequel on clique pour placer des pastilles numérotées, chacune accompagnée d'une ligne de description;
• Titre : un titre qui vous permet de créer des sections dans votre formulaire;
• Texte informatif / Instructions : un texte affiché dans le formulaire, sans réponse à inscrire.

Dans le cas des champs de type Choix de réponse et Réponses multiples, inscrivez les différents choix possibles sous le champ en les séparant par des points-virgules (;). Par exemple : Internet;Référence d'un ami;Médias sociaux;Autre.

Une fois votre formulaire terminé, cliquez sur le bouton Sauvegarder au bas de la page. Il s'agit des mêmes étapes pour modifier un formulaire existant.

Remplir un formulaire pour un client

Pour remplir un formulaire pour un client, accédez d'abord à son dossier, soit via la liste de vos contacts, soit via l'outil de recherche.

Dans le dossier du client, placez votre souris sur Formulaires, dans la barre bleue en haut de la page, puis cliquez sur Ajouter un formulaire et choisissez le formulaire à remplir :

Le formulaire s'affiche, prêt à être rempli :

Notez que vous pouvez consulter le dossier de votre client pendant que vous remplissez le formulaire, sans le quitter, à l'aide des onglets au-dessus du formulaire. Pour revenir à votre formulaire, cliquez simplement sur l'onglet le plus à gauche.

Une fois sauvegardé, le formulaire rempli est conservé dans le dossier de votre client, avec le nom de la personne qui l'a rempli et la date :

Les icônes en haut à droite vous permettent de modifier le formulaire, de le dupliquer (pratique pour un formulaire de suivi qui change peu d'une visite à l'autre), de le télécharger en PDF ou de le supprimer.

Et si votre client le remplissait lui-même?

Dans le même menu Formulaires du dossier client, l'option Envoyer un formulaire à remplir vous permet d'envoyer à votre client, par courriel, un lien vers le formulaire. Il le remplit en ligne, par exemple avant son premier rendez-vous, et ses réponses s'ajoutent à son dossier. Pour en savoir plus, consultez notre article Comment envoyer des formulaires personnalisés à vos clients.

Économies substantielles

En remplaçant vos formulaires papier par des formulaires électroniques, vous économiserez sur le papier, sur l'impression de vos formulaires, sur le temps consacré à gérer tout ce papier et sur l'espace de rangement dans votre bureau. On peut donc parler d'économies substantielles!

Écrivez-nous pour nous raconter comment vous avez utilisé L'AssisTemps pour éliminer vos suivis papier : nous parlerons peut-être de vous dans ce blogue!