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Vous venez de commencer votre essai gratuit de L'AssisTemps? Une connaissance vous a vanté sa facilité d'utilisation, mais vous ne savez pas par où commencer?

Pas de panique! L'AssisTemps est facile à utiliser, mais il faut quand même un moment pour s'y familiariser. Cet article est une introduction à L'AssisTemps : il vous explique comment vous y retrouver et comment l'adapter aux opérations de votre entreprise.

L'en-tête et les liens rapides

Une fois connecté, vous remarquez deux éléments de menu dans l'en-tête. À droite, des icônes vous donnent un accès rapide aux modules auxquels vous êtes abonné :

La maison vous ramène à votre page d'accueil. Suivent les contacts, la comptabilité, l'inventaire, l'agenda, les projets et les infolettres (selon vos modules). Le point d'interrogation ouvre l'aide, l'engrenage ouvre la page Configurations, et la dernière icône vous déconnecte.

Le menu principal

À gauche, l'icône à trois lignes ouvre le menu complet de L'AssisTemps, divisé par module :

Dans chaque module, le premier sous-menu s'appelle Personnaliser : il regroupe les réglages qui adaptent L'AssisTemps à votre entreprise. Par exemple, pour les contacts :

Tous vos réglages au même endroit

Pour avoir une vue d'ensemble, cliquez sur l'engrenage de l'en-tête (ou sur Configurations dans le menu). Cette page regroupe tous les réglages, module par module :

Votre profil et celui de votre entreprise

Commencez par Profil, Profil et entreprise : vos coordonnées et votre logo apparaîtront sur vos factures et sur votre portail de rendez-vous en ligne. Vous y configurez aussi vos taxes, la forme juridique de votre entreprise, votre fin d'année financière et le numéro de votre prochaine facture (voir cet article).

Si vous êtes membre d'un ordre ou d'une association professionnelle, vous pouvez y inscrire son nom, son logo, votre numéro de membre et votre signature : ils figureront sur vos reçus professionnels et sur les formulaires que vous signez.

Le menu Profil vous donne aussi accès à votre abonnement (voir cet article), aux utilisateurs de votre groupe (voir cet article), à vos modèles de courriels et à vos envois automatiques.

Personnaliser les contacts

• Formulaires : créez vos formulaires de suivi électroniques (voir cet article);
• Tables et Champs : ajoutez vos propres tableaux et champs aux dossiers de vos clients;
• Doublons : repérez et fusionnez les contacts inscrits en double;
• Options : les réglages généraux du module.

Personnaliser l'agenda

Dans Agenda, Personnaliser, vous gérez vos agendas, vos lieux et vos types de rendez-vous, les statuts des rendez-vous, les types de cours de groupe, le portail de rendez-vous en ligne et ses courriels (voir cet article), ainsi que les options d'affichage de votre agenda.

Personnaliser la comptabilité

Dans Comptabilité, Personnaliser :

• Livres comptables : si vous avez plusieurs entreprises, gérez-les dans des livres distincts;
• Modèle facture : l'apparence de vos factures;
• Produits / Services et Abonnements : ce que vous vendez, avec les prix et les taxes;
• Comptes : votre plan comptable, selon la structure que votre comptable utilise;
• Paiements : les modes de paiement que vous acceptez et ceux que vous utilisez;
• Codes promo et Taux de commission : vos rabais et les commissions de vos employés.

Personnaliser les projets

Dans Projets, Personnaliser, vous gérez vos ressources (personnel et matériel, avec leurs coûts et leur horaire), les statuts de vos projets et de vos tâches, les congés fériés, ainsi que les types d'actions que vous et vos employés pourrez cocher en inscrivant votre temps.

Les modules Inventaire et Infolettre ont eux aussi leurs réglages : les emplacements de votre inventaire, et le domaine d'envoi de vos infolettres.

Besoin d'aide?

Sur plusieurs écrans, un point d'interrogation à côté d'un champ vous explique son utilité. Et notre blogue regorge de tutoriels pour chacun des modules!

Comme vous le constatez, L'AssisTemps regorge de fonctionnalités. Prenez le temps de bien le configurer pour en tirer le maximum!